Pengalaman Mengurus e-Paspor di Kantor Imigrasi Surabaya

Tepat satu minggu yang lalu saya mengurus pembuatan e-Paspor atau paspor elektronik di kantor imigrasi Surabaya Waru, yang untuk saat ini sedang direlokasi ke Graha Pena karena sedang direnovasi untuk perluasan lahan parkir. Lebih tepatnya perpanjangan sekaligus penggantian, karena saya sudah memiliki paspor biasa dan bakal habis masa berlakunya sekitar 14 bulan lagi. Lalu kenapa saya melakukan pengurusan sekarang? Jawabannya setelah pesan-pesan berikut ini, wkwkwkwk.

Jepang!

Dan China!

Dua itu alasannya. Setelah membeli tiket promo penerbangan tahun lalu, akhirnya beberapa bulan lagi saya bisa backpacking ke dua negara tersebut. Jepang di bulan Februari, disusul China di bulan Juli. Karena selisih waktu kedua perjalanan tersebut cukup mepet, kurang dari enam bulan, maka akan terlalu beresiko untuk melakukan pengurusan perpanjangan paspor di sela-selanya. Belum lagi harus mengurus VISA ke China seperti mempersiapkan kebutuhan-kebutuhan lainnya.

Lalu kenapa e-Paspor? Yang pertama karena untuk berjaga-jaga, karena *seharusnya* sejak tahun 2015 lalu International Civil Aviation Organisation (ICAO) sudah mewajibkan penggunaan paspor biometrik atawa e-paspor ini di semua negara. Faktanya memang belum seperti itu, tapi daripada tiba-tiba nanti diwajibkan mengganti dan harus membayar lagi, ya mending sekalian diurus dari sekarang, kan?

Alasan kedua tentu saja adalah Jepang. Bagi mungkin yang belum tahu, Jepang memberikan opsi e-Visa bagi pemegang e-Paspor. Pengurusan e-Visa Jepang ini sangatlah mudah, hanya tinggal mendaftarkan nomer e-Paspor kita ke Kedutaan Besar Jepang tanpa embel-embel persyaratan lainnya. Gratis pula. Berbeda dengan pengurusan Visa Jepang biasa yang mewajibkan melakukan wawancara, menyerahkan dokumen pendukung, serta membayar biaya pembuatannya. Satu lagi, e-Visa Jepang, atau disebut juga Visa Waiver, berlaku selama 3 tahun. Iya cin, 3 TAHUN! Cocok banget dengan rencana saya untuk ber-traveling lagi ke negeri Sakura itu tahun 2018 nanti… kalau dapet tiket murah, hehehe.

Nah, seperti apa pengalaman saya mengurus e-Paspor di Kanim Surabaya?

Antri Dari Subuh

Yah, tidak tepat sejak subuh, tapi beberapa saat setelahnya, tepatnya pukul 04.35. Kepagian? Nggak juga, karena ternyata sudah ada 2 orang yang tiba lebih dulu 😮 Apesnya, yang pertama sepertinya jasa pengurusan paspor karena dia ‘mewakili’ 3 orang pengantre (yang datang belakangan sekitar 2 jam kemudian). Alhasil saya mendapat antrian nomer urut 5.

Lokasi kantor imigrasi (kanim) Surabaya Waru di Graha Pena ini cukup mudah untuk ditemui. Kalau dari tempat parkir sepeda motor, kita hanya perlu naik tangga yang ada di sebelah kafetaria, lalu berjalan ke kiri menyusuri gedung Graha Pena hingga ujung. Kanim ada di sisi kanan. Bagi pengendara mobil sepertinya tinggal lurus saja dari gerbang masuk. Oh ya, kembali untuk pengedara sepeda motor, jalur menuju tempat parkir ada di samping ATM (jika dari sisi depan) atau di samping KFC (jika dari sisi samping).

Alamat selengkapnya:
Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Surabaya
Gedung Graha pena Lantai 1 Ruang 109, Jl. Jend. Ahmad Yani No.88 – Surabaya

Orang yang antri di depan saya datang dari Semarang, berangkat pukul 10 pada hari Senin malam, dan langsung menuju Graha Pena begitu sampai di Surabaya. Ia ternyata juga sama, hendak mengganti ke e-Paspor karena akan berangkat ke Jepang tahun depan. Bedanya, ia berniat untuk diam-diam bekerja di sana dengan memanfaatkan visa waiver, sehingga agak waswas saat wawancara nanti karena takut keceplosan.

Penggunaan visa waiver berbatas waktu 3 tahun untuk keperluan di atas memang jelas-jelas ilegal. Tapi faktanya, banyak warga negara Indonesia yang melakukannya. Dampaknya mulai terasa pada tahun ini, dimana pihak imigrasi di bandara Jepang semakin ketat dan acap melakukan random check untuk wisatawan asal Indonesia. Banyak loh yang sudah dideportasi dari Jepang hanya karena tidak bisa menunjukkan itinerari atau karena tidak membawa bekal uang yang dianggap mencukupi.

Satu demi satu pemohon paspor mulai berdatangan. Sekitar pukul enam pagi antrian sudah mulai padat. Sempat ketemu juga dengan salah seorang karyawan administrasi di kampus saya dulu, namun karena terpotong antrian jadi tidak bisa mengobrol banyak. Sebagai gantinya, saya bersosialisasi dengan yang di sekitar saya saja.

Pengantri di belakang saya adalah seorang mahasiswa, lupa dari universitas mana. Ia dikirim oleh kampusnya untuk mewakili mereka dalam ekspedisi pendakian gunung di Alaska, Kanada. Setiap ditanya hendak pergi kemana, ia menyebutkan negara ‘Amerika’ dengan bangga. Bikin iri saja. Saya kan juga pengen ke sana 🙁

Satu orang lagi di belakang saya, antrian nomer tujuh, adalah bapak-bapak. Hendak mengurus penggantian paspor untuk keperluan umroh. Sebenarnya ia kemarin sudah datang bersama istrinya, tapi paspor lamanya tidak dibawa karena hilang, sehingga terpaksa harus pulang lagi untuk mengurus surat kehilangan di kepolisian terlebih dahulu. Bapak di sebelahnya nasibnya hampir sama. Sudah datang sehari sebelumnya, tapi karena telat akhirnya tidak diperbolehkan untuk masuk.

Sekedar informasi, masing-masing kanim menerapkan aturan antrian yang berbeda. Ada yang membatasi jumlahnya (biasanya 100 orang per hari), ada juga yang membatasi waktunya. Untuk kanim Surabaya Waru kebetulan membatasi antrian hingga pukul 10 saja. Jadi apabila pada saat lonceng pukul sepuluh berbunyi dan kita masih mengantri di luar, ya terpaksa pulang deh. Itu sebabnya saya memilih untuk bela-belain datang pagi-pagi.

Petugas Bikin Rusuh

Sekitar pukul tujuh kurang, seorang satpam keluar dan membagikan form Perdim 11. Ini adalah form yang wajib diisi oleh semua pemohon paspor yang datang langsung alias walk-in. Untuk pemohon yang sudah mendaftar terlebih dahulu melalui online tidak perlu lagi melakukannya karena sudah termasuk dalam berkas yang mereka cetak sendiri. Khusus untuk pengurusan e-Paspor sendiri untuk saat ini belum bisa melalui online, sehingga saya termasuk yang melakukan pengisian form Perdim 11 tersebut.

Sampai saat itu sebetulnya kondisi masih kondusif. Nah, setengah jam kemudian, beberapa orang mbak-mbak petugas keluar. Pertama, salah seorang di antaranya membacakan persyaratan-persyaratan yang harus dilengkapi dan dibawa. Setelah itu, dua orang lainnya membagikan surat pernyataan dan form tambahan yang harus diisi, sesuai dengan keperluan pengurusan paspor / e-paspor, apakah penggantian, pembuatan baru, atau umroh. Di sinilah kondisi mulai heboh. Gara-garanya, kedua mbak petugas itu tidak mau maju ke depan untuk membagikan form dan malah menyuruh pemohon yang sedang mengantri untuk maju satu persatu. Jelas tidak ada yang mau maju karena takut posisi antriannya diserobot. Pun begitu, meski disorakin oleh yang mengantri, mbak petugas tetep keukeuh berdiri di depan. Pada akhirnya, memang tidak ada yang harus maju ke depan karena form dioperkan satu persatu dari depan ke belakang. Tapi tetap saja, cara tersebut sangat tidak efektif dan tidak jelas maksudnya.

Info dari bapak-bapak yang sebelumnya sudah datang, kemarin pada saat ia menemani istrinya mengurus prosedurnya tidak demikian. Form tambahan tersebut diisi pada saat usai melakukan wawancara dan foto. Secara nalar rasanya cara ini jelas lebih baik dan yang pasti tidak bikin rusuh, ya kan?

Antrian PHP

Sesuai ketentuan, tepat pukul 07.30 pintu kantor imigrasi dibuka. Untuk lansia, umur 65 tahun ke atas, diperbolehkan untuk masuk terlebih dahulu, baru setelah itu antrian biasa yang diijinkan masuk. Ada yang berumur mepet-mepet angka 65 tetap tidak diperbolehkan masuk. Seperti biasa, di saat-saat seperti ini tetap saja ada yang berusaha nego untuk diperbolehkan masuk terlebih dahulu. Tapi hingga saya masuk sepertinya satpam tetap teguh pada peraturan, masuk sesuai antrian.

Di dalam, saya diarahkan menuju ke counter untuk dilakukan pemeriksaan kelengkapan persyaratan asli. Jika sudah sesuai dengan jenis pengurusan paspor, maka akan diberikan map hijau dan nomer antrian. Anehnya, meski tadi di depan antri nomer lima, saya mendapat antrian wawancara nomer 10. Padahal nomer antrian untuk lansia dan juga pendaftar online sudah dipisah. Ajaib.

Berhubung di dalam ada jasa fotokopi, saya memilih untuk memfotokopi ulang dokumen-dokumen persyaratan yang saya bawa: ijazah SMA (karena akte kelahiran saya ternyata raib), Kartu Keluarga, KTP, dan paspor lama. Siapa tahu fotokopi yang sudah saya siapkan salah format.

Pemanggilan antrian molor 10 menit dari yang seharusnya pukul 08.00 tepat. Ada 12 counter wawancara di sana, tapi hanya 10 yang digunakan, dibagi tiga untuk masing-masing jenis antrian yang saya sebutkan di atas. Saya menunggu di belakang deret kursi seorang anak kecil yang sepertinya berumur 7 tahunan, sedang asyik menonton channel YouTube yang menyajikan adegan-adegan rekonstruksi pembunuhan dan kecelakaan sadis. Serem banget selera anak jaman sekarang 😮

Setelah menunggu dan menunggu, akhirnya pada pukul 08.50 nomor antrian saya pun dipanggil.

Nyaris Gagal

Ada dua orang petugas di masing-masing counter. Satu melakukan wawancara sekaligus pemeriksaan berkas, sementara yang satu lagi melakukan pemotretan wajah dan perekaman sidik jari. Jika di awal tadi hanya sekedar dicek kelengkapan persyaratannya, di bagian ini benar-benar diteliti apakah berkas yang dibawa sudah memenuhi persyaratan atau tidak.

Dari informasi yang saya peroleh sebelumnya, hal yang paling utama dalam sesi pengecekan berkas ini adalah NAMA pemohon paspor / e-paspor yang harus sama di semua dokumen. Salah satunya beda satu huruf saja bakal ditolak. Kebetulan di counter sebelah ada orang yang ditolak karena di salah satu berkasnya ada ketambahan spasi di tengah-tengah nama. Apes.

Saya sendiri sempat ditanyai soal e-KTP. Saya memang sudah melakukan rekam e-KTP dan mendapatkannya beberapa tahun lalu, tapi e-KTP tersebut kemudian hilang dan saat mengurus ke kelurahan saya diberi pengganti KTP model lama (walau NIK-nya sudah menggunakan NIK baru). Mengingat e-KTP bakal diwajibkan mulai tahun depan, bulan lalu saya pun mengurus pembuatan e-KTP baru. Sayangnya, karena blanko habis, e-KTP tersebut baru siap bulan depan. Dalam kondisi seperti ini, biasanya kita akan diminta untuk menunjukkan bukti rekam data e-KTP dari Dispenduk. Untunglah karena sudah ada e-KTP ‘abal-abal’ itu, serta bukti rekam data dari kelurahan yang sebenarnya juga sama abal-abalnya karena hanya berupa tulisan di selembar kertas buram, saya tetap bisa melanjutkan proses pengurusan paspor.

Untuk wawancara sendiri hanya ditanya akan pergi kemana serta pekerjaan. Tinggal dijawab ‘Jepang’ dengan senyuman manis, beres sudah.

Langkah selanjutnya adalah melakukan foto wajah serta perekaman sidik jari. Bagian ini yang sempat bikin deg-deg-an. Bukan apa-apa, setelah melakukan rekam biometrik tersebut, komputer ternyata error saat melakukan penyimpanan data. Tapi sekali lagi untung saja, setelah dilakukan perekaman ulang, kali ini prosesnya lancar-lancar saja.

Kenapa saya deg-deg-an pada saat komputer error? Karena sebelumnya saya sempat membaca ada yang terpaksa pulang dan datang lagi esok harinya gara-gara sistem komputer error. Kan males banget kalau harus datang lagi cuma karena itu.

By the way, setelah proses wawancara dan pemotretan usai (sekitar pukul 09.10), saya mendapatkan Form Pengantar Pembayaran yang nantinya digunakan sebagai pengantar saat melakukan pembayaran di BNI. Penampakannya seperti di bawah ini.

e-Paspornya sendiri baru akan jadi 7-10 hari kerja setelah melakukan pembayaran. Jika lancar, berarti minggu depan saya sudah bisa mengambil paspor saya yang baru, dan lanjut mengurus e-Visa.

Bayar dan Beres

Semula saya hendak pulang ke rumah dulu dan baru menuju ke bank BNI siang harinya. Tapi ternyata di Graha Pena juga ada cabang Bank BNI, sehingga saya pun memutuskan untuk sekalian menyelesaikan urusan paspor ini di sana. Caranya mudah, tinggal serahkan form Pengantar Pembayaran serta uang sesuai dengan biaya pembuatan paspor. Beres.

Jika dihitung-hitung, sejak pintu kanim dibuka pada pukul 07.30, maka seluruh proses pengurusan e-paspor yang saya lakukan, termasuk melakukan pembayaran, berlangsung selama 2 jam kurang. Jelas jauh lebih cepat dibandingkan dulu saat mengurus paspor biasa. Salut buat Direktorat Jendral Imigrasi yang terus melakukan pembenahan dalam hal pelayanan.

Tata cara pengurusan paspor selengkapnya dapat dibaca di: http://trepling.xyz/603/tata-cara-pembuatan-paspor-dan-e-paspor-lengkap.html.

Semoga cerita pengalaman ini bermanfaat bagi teman-teman yang juga hendak mengurus paspor atau e-paspor, khususnya di Kanim Surabaya Waru 🙂

UPDATE: Untuk pengalaman melakukan pengambilan buku ePaspor bisa dibaca di sini.